Drošība grantu pieteikumu SaaS platformās: Edgars Poga par “Inside The System”

Tā kā arvien vairāk uzņēmumu izmanto tiešsaistes rīkus finansējuma meklēšanai, atbilstības izvērtēšanai un pieteikumu sagatavošanai, šīs platformas var apstrādāt detalizētu informāciju par organizāciju, tās finansēm, projektiem, tehnoloģijām un nākotnes plāniem. Tādēļ SaaS drošība ir svarīga daļa finansējuma pieteikumu procesā.

Ēnu SaaS sniedzas tālāk par produktivitātes rīkiem

Ar ēnu SaaS parasti saprot programmatūru, ko darbinieki izmanto bez tiešas uzņēmuma IT komandas zināšanas vai piekrišanas.

Bieži piemēri ietver ziņojumapmaiņas platformas, video konferences rīkus, AI palīgus un tiešsaistes mārketinga programmatūru. Definīcija var aptvert arī daudz plašāku pakalpojumu klāstu.

Darbinieki regulāri ievada informāciju tiešsaistes veidlapās, aptaujās, novērtēšanas rīkos, dokumentu ģenerēšanas platformās un specializētās nozaru lietojumprogrammās. Daudzos gadījumos šos rīkus var izmantot nekavējoties bez instalēšanas vai IT departamenta iesaistīšanās.

Grantu pieteikumu platformas ir daļa no šīs plašākās SaaS vides.

Komanda var izmantot tiešsaistes pakalpojumu, lai:

• meklētu atbilstošas ES finansējuma iespējas;
• novērtētu, vai uzņēmums atbilst atbilstības nosacījumiem;
• izveidotu uzņēmuma vai projekta profilu;
• sagatavotu grantu pieteikumu dokumentus;
• kopīgotu finanšu un tehniskos datus;
• koordinētu pieteikumu darbu ar konsultantiem vai partneriem.

Katrs pasākums var ietvert komerciāli sensitīvus uzņēmuma datus.

Kāpēc grantu platformu drošība ir svarīga

Sagatavojot grantu vai uzaicinājumu iesniegt piedāvājumu pieteikumu, bieži vien ir nepieciešams vairāk informācijas nekā parastā programmatūras reģistrācijas veidlapā.

Atkarībā no programmas uzņēmumiem var būt nepieciešams sniegt:

• finanšu informāciju un vēsturi;
• tehnoloģiju un intelektuālā īpašuma aprakstus;
• biznesa plānus un komercializācijas stratēģijas;
• darbinieku un vadības informāciju;
• projekta budžetus un izmaksu aplēses;
• partneru un konsorcija datus;
• pētniecības, izstrādes un tirgus ieejas plānus.

Šī informācija var būt vērtīga gan komerciāli, gan stratēģiski. Tāpēc uzņēmumiem ir jāsaprot, kur tiek glabāti viņu dati, kas tiem var piekļūt un kā platforma tos aizsargā.

Tas pats princips attiecas uz gadījumiem, kad darbinieki neatkarīgi izmanto platformu. IT komandas nevar novērtēt vai pārvaldīt riskus, kas saistīti ar rīkiem, par kuru izmantošanu tās nezina.

Mākslīgais intelekts paātrina SaaS rīku izaugsmi

Mākslīgā intelekta straujā pieņemšana ir atvieglojusi specializētu SaaS lietojumprogrammu izveidi.

Jaunas platformas tagad var izstrādāt un laist klajā daudz ātrāk, tostarp rīkus finansējuma pieprasījumu analīzei, dokumentu aizpildīšanai, atbilstības prasību pārskatīšanai un pieteikumu satura ģenerēšanai.

Tas rada lielāku izvēli uzņēmumiem, bet arī apgrūtina SaaS vides uzraudzību.

Profesionāli izskatīga platforma automātiski nenodrošina, ka ir ieviesti atbilstoši drošības, privātuma un datu pārvaldības pasākumi. Pirms sensitīvas informācijas augšupielādes lietotājiem jāsaprot, kā pakalpojums darbojas un kas notiek ar viņu sniegtajiem datiem.

Kā uzņēmumi var novērtēt grantu pieteikumu programmatūru

Sarunas laikā Edgars un Elvīra apsprieda, kā uzņēmumi var līdzsvarot ērtu piekļuvi SaaS rīkiem ar atbildīgiem drošības pasākumiem.

Risinājums prasa sadarbību starp darbiniekiem, vadību un IT komandām.

Pirms grantu pieteikumu platformas izmantošanas uzņēmumiem vajadzētu apsvērt tādus jautājumus kā:

• Kāda uzņēmuma informācija tiks augšupielādēta?
• Kur dati tiek glabāti un apstrādāti?
• Kam ir piekļuve informācijai?
• Vai platforma skaidri izskaidro savus privātuma un drošības pasākumus?
• Vai datu apstrādē tiek izmantoti trešo personu pakalpojumi?
• Vai lietotāji var kontrolēt, eksportēt vai dzēst savu informāciju?
• Vai uzņēmumam ir iekšējs process jaunu SaaS rīku apstiprināšanai?
• Vai darbinieki ir apmācīti atpazīt uzticamus programmatūras nodrošinātājus?

Šie jautājumi ir īpaši svarīgi, ja platforma apstrādā finanšu dokumentus, tehniskus aprakstus, projektu plānus vai konfidenciālu uzņēmuma informāciju.

Izglītībai un SaaS redzamībai jādarbojas kopā

Viens no galvenajiem secinājumiem no diskusijas bija tas, ka SaaS drošība nevar pilnībā paļauties uz ierobežojumiem.

Darbiniekiem ir nepieciešamas pietiekamas zināšanas, lai atpazītu brīdinājuma zīmes un atšķirtu uzticamas platformas no pakalpojumiem, kas sniedz maz informācijas par datu apstrādi.

Tajā pašā laikā IT komandām un pārvaldītajiem pakalpojumu nodrošinātājiem ir nepieciešama redzamība uz programmatūru, ko izmanto visā organizācijā. Tas ļauj viņiem identificēt nezināmas lietojumprogrammas, novērtēt iespējamos riskus un, ja nepieciešams, nodrošināt drošākas alternatīvas.

Tādējādi praktiska SaaS drošības pieeja apvieno:

• darbinieku izglītību;
• skaidrus iekšējos noteikumus ārēju platformu izmantošanai;
• redzamību uz komandas izmantotajiem rīkiem;
• drošības novērtējumu pakalpojumiem, kas apstrādā sensitīvu informāciju.

“Proposal Peak” platforma un atbildīga uzņēmuma datu izmantošana

“Proposal Peak” platforma palīdz uzņēmumiem atrast piemērotus finansējuma un uzaicinājumu iesniegt piedāvājumu pieteikumus, izmantojot AI balstītu meklēšanu, pamatojoties uz viņu profilu, sektoru un plānotajām darbībām.

Platforma darbojas jomā, kurā uzticēšanās un atbildīga informācijas apstrāde ir būtiska. Uzņēmumiem ir nepieciešamas noderīgas finansējuma atbilstības, vienlaikus saglabājot pārliecību, ka viņu sniegtā informācija tiek apstrādāta atbilstoši.

Saruna “Inside The System” sniedza iespēju izskatīt šīs atbildības gan no grantu platformas, gan SaaS drošības viedokļa.

Tā arī izvirzīja plašāku jautājumu, kas attiecas uz katru organizāciju, kas izmanto jaunus digitālos rīkus: kā komandas var gūt labumu no specializētas programmatūras, vienlaikus saglabājot kontroli pār uzņēmuma datiem?

Noskatieties pilnu sarunu

Pilnā epizodē aplūkoti:

• kā grantu pieteikumu platformas iekļaujas ēnu SaaS vidē;
• kādu informāciju uzņēmumi sniedz finansējuma pieteikumu laikā;
• kā uzņēmumi var novērtēt specializētu SaaS rīku drošību;
• IT komandu un pārvaldīto pakalpojumu nodrošinātāju loma;
• kā darbinieku izglītība var samazināt ar SaaS saistītos riskus.

Pilnu “Inside The System” sēriju noskatieties šeit.